IMPLEMENTASI ALGORITMA K-MEANS DALAM OPTIMALISASI PENGELOMPOKAN SURAT MASUK DI PG. SINDANGLAUT

Abstract

Abstrak. Pengelolaan surat masuk merupakan salah satu aspek penting dalam administrasi perusahaan, termasuk di PG. Sindanglaut yang berfungsi untuk mengelompokkan dan mengarsipkan surat secara efektif. Namun, dalam praktiknya, sistem pengelompokan surat yang digunakan saat ini masih manual dan kurang efisien, sehingga mengakibatkan keterlambatan dalam pengambilan keputusan dan pencarian dokumen. Untuk mengatasi permasalahan tersebut, penelitian ini melakukan penerapan Algoritma K-Means dalam mengoptimalkan proses pengelompokan surat masuk. Pemilihan Algoritma K-Means karena mampu melakukan clustering data secara cepat dan efisien, terutama dalam jumlah data yang besar. Permasalahan utama yang dihadapi adalah bagaimana meningkatkan efisiensi dan akurasi pengelompokan surat masuk menggunakan algoritma k-means untuk mendukung pengelolaan arsip yang lebih baik. Penelitian ini melalui metode eksperimen, di mana data surat masuk dianalisis dan dikelompokkan berdasarkan karakteristik kemiripannya menggunakan algoritma k-means sesuai dengan metode Knowledge Discoveri in Database (KDD). Dalam proses KDD mencakup data selection, preprocessing, tranformation, data mining untuk menentukan jumlah cluster optimal, dan interpretation atau evaluasi hasil clustering dengan mengukur nilai akurasi dan efektivitas pengelompokan berdasarkan nilai dari Davies Bouldin Index (DBI) dimana nilai terendah yang mendekati 0 menunjukkan klaster yang optimal. Tujuan penelitian ini adalah untuk mengoptimalkan sistem pengelompokan surat di PG. Sindanglaut, sehingga dapat meminimalkan waktu yang dibutuhkan untuk pencarian dokumen dan memperbaiki sistem pengarsipan. Penelitian ini menghasilkan bahwa penggunaan algoritma k-means dapat meningkatkan efisiensi pengelompokan surat masuk berdasarkan jenis surat yang terdiri dari Surat Dinas, Surat Permohonan, dan Surat Pemberitahuan sesuai dengan jenis dan kepentingannya, yang menghasilkan 8 klaster serta keakuratan pengelompokan yang sesuai dengan metode penelitian dimana nilai DBI yang diperoleh senilai 0.321.