SISTEM ADMINISTRASI E-SURAT HIMPUNAN MAHASISWA JURUSAN FAKULTAS TEKNIK UNIVERSITAS ANDI DJEMMA BERBASIS WEB
Abstract
Himpunan Mahasiswa Jurusan Fakultas Teknik Universitas Andi Djemma masih menghadapi permasalahan dalam pengelolaan administrasi persuratan karena proses yang berjalan bersifat manual dan belum terintegrasi secara digital. Kondisi tersebut berpotensi menimbulkan keterlambatan distribusi surat, kesulitan pelacakan dokumen, risiko kehilangan arsip, serta kurangnya transparansi dalam proses disposisi dan persetujuan surat. Penelitian ini bertujuan untuk merancang dan membangun sistem administrasi e-surat berbasis web yang mampu meningkatkan efektivitas, efisiensi, serta akurasi pengelolaan surat masuk dan surat keluar di lingkungan organisasi mahasiswa. Metode penelitian yang digunakan adalah penelitian kualitatif dengan teknik pengumpulan data melalui observasi, wawancara, dokumentasi, dan kuesioner. Pengembangan sistem menerapkan model Waterfall yang meliputi tahapan requirement, design, implementation, verification, dan maintenance. Perancangan sistem menggunakan Unified Modeling Language (UML), sedangkan implementasi dilakukan dengan framework Laravel, bahasa pemrograman PHP, dan basis data MySQL. Pengujian sistem dilakukan menggunakan metode Black Box untuk memastikan setiap fungsi berjalan sesuai dengan kebutuhan pengguna. Hasil penelitian menunjukkan bahwa sistem yang dibangun mampu memfasilitasi proses pengajuan surat, persetujuan dan disposisi oleh pimpinan, pengelolaan pengguna oleh administrasi tata usaha, serta pengarsipan surat secara digital dan terstruktur. Dengan demikian, sistem administrasi e-surat ini diharapkan dapat mendukung modernisasi tata kelola organisasi mahasiswa serta meningkatkan profesionalitas dan efisiensi administrasi di Fakultas Teknik Universitas Andi Djemma.
Downloads
References
Andarsyah, Roni, Christian Yuda Pratama, and Hanan Destiarin Kishendrian. 2022. “Implementasi Code Coverage Pada Chatbot Telegram Sebagai Media Alternatif Sistem Informasi.” Jurnal Teknik Informatika 14 (2): 112–17.
Andika, Mohammad, I Ketut Divta, Rafli Ghozali, Wildan Bakaramah, and others. 2023. “Workshop Sistem Informasi E-Surat Berbasis Website Pada Kantor Kelurahan Palupi.” Sistem Informasi-Pengabdian Masyarakat, Penerapan Penelitian 2 (1).
Arafat, Muhajir, Yunita Trimarsiah, and Hendy Susantho. 2022. “Rancang Bangun Sistem Informasi Pemesanan Online Percetakan Sriwijaya Multi Grafika Berbasis Website.” Intech 3 (2): 58–63.
Arianti, Tia, Amal Fa’izi, Safri Adam, and Mira Wulandari. 2022. “Perancangan Sistem Informasi Perpustakaan Menggunakan Diagram Uml (Unified Modelling Language).” Jurnal Ilmiah Komputer … 1 (1): 19–25.
Azis, Nur. 2022. “Analisis Perancangan Sistem Informasi.”
Elis, Elis, and Apriade Voutama. 2023. “Pemanfaatan Uml (Unified Modeling Language) Dalam Perencanaan Sistem Penyewaan Baju Adat Berbasis Website.” InformatikA 14 (2): 26–35.
Fachreiza, Muhammad, Vina Zahrotun Kamila, and Amin Padmo Azam Masa. 2023. “Analisis Kepuasan Pengguna Layanan E-Surat Fakultas Teknik Universitas Mulawarman Menggunakan Metode End User Computing Satisfaction (EUCS).” Kreatif Teknologi Dan Sistem Informasi (KRETISI) 1 (2): 58–64.
Hasanah, Fitria Nur, and Rahmania Sri Untari. 2020. “Buku Ajar Rekayasa Perangkat Lunak.” Umsida Press, 1–119.
Jamil, Fatkhur Rohman, Akhmad Ramli, and Sudadi Sudadi. 2023. “Konsep Dasar Administrasi Pendidikan, Fungsi Dan Ruang Lingkupnya.” Tolis Ilmiah: Jurnal Penelitian 5 (1): 53–62.
Lukman, Lukman, Thomas Budiman, Erwah Kurniawan, and Daniel Roland Hasibuan. 2023. “Rancang Bangun Sistem Informasi Manajemen Proyek Pada Pt Abc.” Jurnal Manajamen Informatika Jayakarta 3 (2): 128–41.
Malau, Tiarma Fitri, Kurnia Novita Harianja, Yesiana Simarmata, and Helena Turnip. 2022. “Pentingnya Administrasi Sarana Dan Prasarana Pendidikan.” Dewantara: Jurnal Pendidikan Sosial Humaniora 1 (4): 186–95.
Marthiawati, Noneng, Kevin Kurniawansyah, Hafiz Nugraha, and Fiqa Khairunnisa. 2024. “Pelatihan Pembuatan UML (Unified Modelling Language) Menggunakan Aplikasi Draw. Io Pada Prodi Sistem Informasi Universitas Muhammadiyah Jambi.” Transformasi Masyarakat: Jurnal Inovasi Sosial Dan Pengabdian 1 (2): 25–33.
Mintarsih, Mintarsih. 2023. “Pengujian Black Box Dengan Teknik Transition Pada Sistem Informasi Perpustakaan Berbasis Web Dengan Metode Waterfall Pada SMC Foundation.” Jurnal Teknologi Dan Sistem Informasi Bisnis 5 (1): 33–35.
Parlika, Rizky, Tasya Ardhian Nisaaâ, Shavira Maya Ningrum, and Berlianda Adha Haque. 2020. “Studi Literatur Kekurangan Dan Kelebihan Pengujian Black Box.” Teknomatika 10 (2): 131–40.
Pradana, Surya Ardi, Reza Andika, M Arif Panji Wibowo, Muhammad Rindhu Samora Hutagalung, Halin Khoirot Sipahutar, and Chairul Rizal. 2024. “Perancangan Sistem Informasi E-Voting Berbasis Web Untuk Pemilihan Ketua Himpunan Di UIN Sumatera Utara Medan.” Jurnal Komputer Teknologi Informasi Sistem Informasi 3 (2): 782–93.
Prasetyo, Denny, and Muhammad Setiawan. 2019. “Sistem Informasi Administrasi Surat Masuk Dan Surat Keluar Berbasis Web.” Jurnal Teknologi Dan Sistem Informasi 10 (2): 123–35. https://doi.org/10.1234/jtsi.v10i2.9999.
Rahman, M Abdul, and Gina Agiyani. 2025. “Perancangan Sistem E-Surat Berbasis Web Di Dinas Perpustakaan Dan Kearsipan Kota Palembang.” Jurnal Rekayasa Sistem Informasi Dan Teknologi 3 (1): 173–82.
Rahmi, Elvi, Eva Yumami, and Nurmi Hidayasari. 2023. “Analisis Metode Pengembangan Sistem Informasi Berbasis Website: Systematic Literature Review.” Remik: Riset Dan E-Jurnal Manajemen Informatika Komputer 7 (1): 821–34.
Rena Sari, Rena. 2021. “Kerahasiaan Isi Teks Basis Data Mysql Menggunakan Metode Verman Cipher Dan Caesar Cipher (Pelangi Toys).” Universitas Pasir Pengaraian.
Rizki, Alifian Kusuma. 2025. “Implementasi Aplikasi E-Surat Pada Badan Kesatuan Bangsa Dan Politik Kota Surabaya.” Innovative: Journal Of Social Science Research 5 (1): 4624–32.
Saju, Mariana Dhiu, Nyoman Ayu Nila Dewi, and I Putu Gede Abdi Sudiatmika. 2023. “Sistem Informasi Penjualan Pada Toko Home Plus Berbasis Web.” In Seminar Hasil Penelitian Informatika Dan Komputer (SPINTER)| Institut Teknologi Dan Bisnis STIKOM Bali, 214–19.
Salamah, Ummy Gusti, S St, and others. 2021. Tutorial Visual Studio Code. Media Sains Indonesia.
Santi, Indyah Hartami. 2020. Analisa Perancangan Sistem. Penerbit Nem.
Sihombing, Daniel Oktodeli. 2023. “Perancangan Sistem Informasi Pengelolaan Kegiatan Himpunan Mahasiswa Menggunakan System Development Life Cycle.” Technology, Business and Entrepreneurship 1 (1): 30–41.
Sucipto, Hadi, Ahmad Heru Mujianto, Chamdan Mashuri, Mahrus Ali, and Mahfudiyanto Mahfudiyanto. 2020. “Implementasi Aplikasi E-Surat Pada Perangkat Desa Di Desa Menturus Kudu Jombang.” Abidumasy 1 (1): 34–41.
Sumartini, Sumartini, Kurnia Sada Harahap, and Sthevany Sthevany. 2020. “Kajian Pengendalian Mutu Produk Tuna Loin Precooked Frozen Menggunakan Metode Skala Likert Di Perusahaan Pembekuan Tuna.” Aurelia Journal 2 (1): 29. https://doi.org/10.15578/aj.v2i1.9392.
Syaiful, Syaiful, Mukramin Mukramin, and Solmin Paembonan. 2025. “Sistem Informasi Monitoring Kegiatan Kkn Dan Laporan Kkn Universitas Andi Djemma.” Jurnal Informatika Dan Teknik Elektro Terapan 13 (1).
Syarif, Mu’amar Nanda, Nyaris Pambudiyatno, and Wasito Utomo. 2023. “Rancangan Sistem Presensi Dan Rekapitulasi Jurnal Kegiatan Ojt Menggunakan Visual Studio Code Berbasis Web Di Airnav Cabang Matsc.” In Prosiding SNITP (Seminar Nasional Inovasi Teknologi Penerbangan). Vol. 7.
Testiana, Gusmelia, and others. 2023. “Aplikasi E-Surat Berbasis Web Pada Komisi Pemilihan Umum (Kpu) Provinsi Sumatera Selatan.” In Prosiding Seminar Nasional Teknologi Komputer Dan Sains, 1:10–19.
Wahid, Aceng Abdul. 2020. “Analisis Metode Waterfall Untuk Pengembangan Sistem Informasi.” Jurnal Ilmu-Ilmu Informatika Dan Manajemen STMIK, no. November: 1–5.
This work is licensed under a Creative Commons Attribution-NonCommercial 4.0 International License.
