PENGEMBANGAN SISTEM TEMPLATE SURAT BERBASIS WEB MENGGUNAKAN METODE PROTOTYPE PADA ORGANISASI KEMAHASISWAAN
Abstract
Abstrak. Administrasi surat di Badan Eksekutif Mahasiswa Fakultas Ilmu Komputer Universitas Singaperbangsa Karawang (BEM Fasilkom Unsika) masih dilakukan menggunakan template Microsoft Word dan Google Drive, sehingga sering menimbulkan ketidakkonsistenan format, kesalahan penulisan, serta proses revisi yang kurang efisien. Penelitian ini bertujuan mengembangkan sistem template surat berbasis web untuk meningkatkan konsistensi dokumen dan mengurangi human error dalam proses administrasi surat. Metode yang digunakan adalah Prototype yang memungkinkan pengembangan sistem secara iteratif berdasarkan umpan balik pengguna. Sistem dibangun menggunakan framework CodeIgniter 4 dengan basis data MySQL serta dilengkapi fitur pembuatan surat, penomoran otomatis, pengajuan dan persetujuan surat, revisi dokumen, notifikasi real-time, log aktivitas, dan ekspor PDF. Pengujian dilakukan menggunakan Black Box Testing dan System Usability Scale (SUS). Hasil Black Box Testing menunjukkan seluruh 20 skenario pengujian berjalan sesuai dengan fungsi yang diharapkan. Sementara itu, evaluasi usability terhadap 10 pengguna memperoleh skor SUS rata-rata sebesar 86,25 yang termasuk kategori Excellent dan Acceptable. Hasil penelitian menunjukkan bahwa sistem yang dikembangkan mampu meningkatkan efektivitas administrasi surat, menjaga konsistensi format dokumen, serta memberikan pengalaman penggunaan yang baik bagi pengguna.
Abstract. Letter administration at the Student Executive Board of the Faculty of Computer Science, Universitas Singaperbangsa Karawang (BEM Fasilkom Unsika), is still managed using Microsoft Word templates and Google Drive, resulting in formatting inconsistencies, writing errors, and inefficient revision processes. This study aims to develop a web-based letter template system to improve document consistency and reduce human errors in administrative activities. The Prototype method was employed to facilitate iterative system development based on user feedback. The system was developed using the CodeIgniter 4 framework and MySQL database, incorporating features such as letter creation, automatic numbering, submission and approval workflows, document revision, real-time notifications, activity logs, and PDF export. System evaluation was conducted using Black Box Testing and the System Usability Scale (SUS). The Black Box Testing results indicated that all 20 test scenarios functioned as expected. Furthermore, usability testing involving 10 users produced an average SUS score of 86.25, which falls within the Excellent and Acceptable categories. These findings demonstrate that the proposed system improves the effectiveness of letter administration, ensures document format consistency, and provides a positive user experience.
Downloads
References
M. R. Ismail, T. S. Saputra, A. S. Sari, and S. Wulandari, “Pengaruh Digitalisasi Terhadap Efektivitas Administrasi (Studi Kasus Pada Dinas Pendidikan Kota Palembang Bagian Staff Umum dan Kepegawaian),” J. Ilm. Multidisiplin, vol. 3, pp. 1065–1069, 2025.
S. Sumarni and S. Mooduto, “Pengembangan Sistem E-Administrasi Perizin Usaha Berbasis Web Untuk Efisiensi Layanan Desa,” Innov. J. Soc. Sci. Res., vol. 5, no. 3, pp. 8156–8165, 2025.
G. S. Reva, O. Gloria, H. Lapenata, and others, “Rancang Bangun Aplikasi Pembuatan Surat Berbasis Web pada Kantor Desa Pal Sembilan,” Technol. Bus. Entrep., vol. 3, no. 1, pp. 31–45, 2025.
P. Sega, A. M. Jawa, and A. Adis, “RANCANG BANGUN SISTEM ADMINISTRASI SURAT MENYURAT DENGAN OTOMATIS PENOMERAN KLARIFIKASI MENGGUNAKAN REGEX DAN TEMPLATE GENERATOR,” Indones. J. Tech. Educ. Tech., vol. 3, no. 1, pp. 44–52, 2025.
G. Maulana, A. S. Y. Irawan, and A. Primajaya, “IMPLEMENTASI FRAMEWORK LARAVEL DALAM SISTEM INFORMASI PEMBUATAN SURAT MAHASISWA,” JATI (Jurnal Mhs. Tek. Inform., vol. 8, no. 4, pp. 5972–5986, 2024.
A. Ina and F. Hariadi, “Perancangan Sistem Informasi Pengarsipan Surat Masuk dan Keluar di Kantor Kelurahan Lewa Paku,” J. Inform. dan Tek. Elektro Terap., vol. 10, no. 2, pp. 71–79, 2022, doi: 10.23960/jitet.v10i2.2438.
P. A. Anderson, S. Tendean, and H. Hendro, “Rancang Bangun Sistem Informasi Arsip Surat Masuk Dan Keluar Berbasis Web Pada Kantor Desa Hibun Kecamatan Parindu,” INTEKSIS, vol. 12, no. 1, pp. 65–71, 2025.
A. Triadi and others, “Sistem Generate Surat Berbasis Web Pada Perguruan Tinggi,” bit-Tech, vol. 6, no. 3, pp. 353–362, 2024.
S. Aprilisa and R. Aulia, “Penerapan Metode Prototype dalam Pengembangan Sistem Informasi Inventory Barang Berbasis Web,” J. Tek. Ind. Terintegrasi, vol. 7, no. 1, pp. 333–340, 2024.
S. H. Bariah and D. Pradina, “Implementasi SDLC Model Prototype Pada Sistem Informasi Company Profile SMP PGRI Bungbulang Berbasis Website,” PETIK J. Pendidik. Teknol. Inf. dan Komun, vol. 10, no. 1, pp. 85–97, 2024.
M. Zidan, S. Nur’aini, N. C. H. Wibowo, and M. A. Ulinuha, “Black Box Testing pada Aplikasi Single Sign On (SSO) di Diskominfostandi Menggunakan Teknik Equivalence Partitions,” Walisongo J. Inf. Technol., vol. 4, no. 2, pp. 125–134, 2022, doi: 10.21580/wjit.2022.4.2.12135.
R. Anrahvi, N. Pratama, and S. Stevani, “Penerapan Metode System Usability Scale (SUS) dalam Mengukur Kepuasan Mahasiswa terhadap Website Direktori Akademik,” Indones. J. Bus. Econ. Manag., vol. 3, no. 2, pp. 74–80, 2024.
I. G. N. A. Pawana, M. W. Jayantari, and M. D. Nugraha, “Rancang Bangun Sistem Informasi Pengelolaan Surat Berbasis Web di Fakultas Vokasi Universitas Warmadewa,” J. Ilm. Telsinas Elektro, Sipil dan Tek. Inf., vol. 7, no. 2, pp. 128–144, 2024.
O. A. Arrohman and R. P. Wibawa, “Analisis Efisiensi Aplikasi Administrasi ``Jembul Smart Village’’ Dalam Mempercepat Pembuatan Surat Digital,” J. IT-Edu, vol. 9, no. 3, pp. 31–39, 2024.
W. M. Purawinata, “Aplikasi Manajemen Surat dan Pengarsipan Berbasis Web pada Program Studi Sistem Informasi Fakultas Teknik dan Ilmu Komputer UNIKOM,” J. Teknol. dan Inf., vol. 15, no. 1, pp. 80–93, 2025.
This work is licensed under a Creative Commons Attribution-NonCommercial 4.0 International License.
